Já não é novidade que, além de fundamental para a conformidade legal do seu negócio, a emissão de notas fiscais traz mais credibilidade à sua operação junto aos clientes. Isso porque, dessa forma, a procedência dos seus produtos pode ser verificada com maior facilidade, bem como há maior segurança em casos de trocas e eventuais acionamentos de garantia de produtos.

Continue a leitura e saiba mais sobre a nota fiscal eletrônica.

O que é uma NF-e?

A Nota Fiscal Eletrônica é um documento 100% digital, ou seja, com emissão e armazenamento eletrônicos, que serve para formalizar e documentar uma transação, seja a venda de mercadorias, como também a prestação de serviços.

Essa versão foi criada para substituir os modelos 1 e 1A, e é um modelo que deve ser emitido em um software emissor eletrônico. Sua validação é feita por assinatura digital do emitente e autorizada, pela Secretaria da Fazenda do estado vigente.

 A nota fiscal eletrônica é emitida direto do site da prefeitura da cidade por meio de login e senha exclusivos do empresário. Ela pode ser enviada diretamente para o e-mail do cliente ou impressa e entregue no ato da compra. É o modelo mais usado no mercado e permitido tanto para micro como pequenas empresas.

Quais são os tipos de notas fiscais eletrônicas?

Existem vários tipos de documentos fiscais, e com isso o termo “nota fiscal” acaba sendo utilizado para designar vários deles. Vamos então dar uma breve explicação para diferenciar esses documentos:

Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e)

A NF-e foi criada para substituir as notas fiscais de modelos 1 e 1A, utilizadas nas operações de venda e prestação de serviço, que está relacionado à cobrança do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

A nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e), como o nome sugere, é a nota digital que registra a prestação de serviços. Ela foi criada para substituir a Declaração de Serviço (nota de blocos), um documento exigido pelo município e que está relacionado à cobrança do Imposto Sobre Serviço (ISS).

Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)

A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica é o documento que substitui o cupom fiscal, bastante comum no varejo e no comércio em geral. Sua emissão é feita de forma on-line e é transmitida automaticamente para a Sefaz, a cada venda concluída.

Quem deve emitir notas fiscais?

Se a sua empresa se encaixa em alguma dessas características abaixo, saiba que necessita emitir NF-e sempre que concretizar uma venda.

ME (Microempresa)

EPP (Empresa de Pequeno Porte)

MEI (Microempreendedor Individual)

Pessoa Física (em casos específicos)

Empresa optante do Lucro Real

Empresa optante do Lucro Presumido

Empresa optante do Simples Nacional

Vale ainda falar sobre o caso dos MEIs.

Para o Microempreendedor Individual, é obrigatória a emissão da Nota Fiscal Eletrônica apenas em negociações com empresas (PJs com CNPJ).

Pré-requisitos para emitir nota fiscal eletrônica

O primeiro passo é ter uma empresa. Seja LTDA, SA ou MEI, é preciso registrar o estabelecimento comercial junto à Receita Federal, junta comercial da cidade e outros órgãos responsáveis. Pagando as devidas taxas uma das etapas mais importantes já foi concretizada.

Os requisitos básicos para uma empresa ter como cadastrar para emitir Nota Fiscal Eletrônica são:

• Possuir certificado Digital do padrão ICP-brasil;

• Ter acesso à internet;

• Possuir programa emissor de NF-e ou utilizar o “Emissor de NF-e” gratuito disponibilizado pela Secretária da Fazenda;

• Solicitar o credenciamento do CNPJ junto à Secretária da Fazenda:

Será necessário apresentar os seguintes documentos: Protocolo de solicitação de credenciamento para obtenção da senha de acesso, Via original do CPF, Documento de identificação do representante legal e dos atos constitutivos da pessoa jurídica.

O formulário será analisado com os documentos e, caso esteja tudo correto, a senha será desbloqueada e um aviso será enviado por e-mail, liberando o acesso ao sistema de geração de notas.

Passos para emitir a nota fiscal eletrônica

1- Descubra qual tipo de nota que será emitido

Basicamente, as notas podem ser de:

•Produto: para bens e mercadorias, podendo ser de compra e de venda, de remessa, retorno, devolução, exportação, importação, etc.

•Serviço: para prestação de serviços;

•Consumidor: no caso de venda direta sem identificação do comprador, usada no varejo (equivalente ao cupom fiscal).

2- Adquira um certificado digital

Para que as notas fiscais eletrônicas tenham validade jurídica, o empreendedor vai precisar de um certificado digital. Ele funciona como uma assinatura para pessoas jurídicas que permite a realização de transações online com garantia de autenticidade.

3- Faça o cadastro fiscal junto ao governo

Para começar a emitir notas fiscais, será preciso fazer um cadastro fiscal junto ao governo e obter autorização do órgão responsável.

4- Escolha o emissor de nota fiscal eletrônica

Com a autorização do órgão responsável, o próximo passo é escolher uma plataforma emissora de nota fiscal eletrônica.

5- Comece a emitir as notas fiscais

Com autorização do governo, certificado digital e um emissor, você já pode começar a emitir notas fiscais eletrônicas.